Aarburg Nachrichten aus dem Rathaus

Die Stadtverwaltung Aarburg ist gesetzlich zu einer ordentlichen Aktenführung verpflichtet, die den lückenlosen Nachvollzug ihrer Geschäftstätigkeit gewährleistet. Mit der neuen Aktenführung soll sichergestellt werden, dass die Handlungen und Entscheide der Stadt Aarburg noch besser nachvollziehbar und dass die Anforderungen an das Öffentlichkeitsprinzip gewährleistet sind. Die Überarbeitung der Aktenführung ist im Legislaturplan 2023–2026 hinterlegt. Die notwendigen Mittel sind im Budget- und Investitionsplan 2025 eingestellt.

Das neue elektronische und das bestehende konventionelle Ablagesystem sollen so organisiert werden können, dass sie auch in elektronisch geführter Form den Anforderungen an die gesetzeskonforme Aktenführung, der Nachvollziehbarkeit und der Nachweisbarkeit vollumfänglich genügen und für die ganze Stadtverwaltung Aarburg ein abteilungsübergreifender Zugang zu allen geschäftsrelevanten Informationen innerhalb der Stadtverwaltung Aarburg ermöglicht werden kann. Die neuen Aktenführungsgrundsätze und -prozesse werden die Arbeitsweise fast aller Mitarbeitenden beeinflussen. Es braucht den Willen zur Veränderung, das Mitmachen jedes einzelnen und eine umfassende Schulungsstrategie. Klare Ziele, eine breite Abstützung in Stadtrat, Kader und Stadtverwaltung der Stadt Aarburg sowie angemessene Ressourcen sind wichtige Erfolgsfaktoren, die durch eine intensive Kommunikations- und Schulungstätigkeit unterstützt werden sollen.

Vom 25. November bis 28. November finden deshalb erste Gespräche, in Vorbereitung auf den geplanten Change, hin zu einer neuen elektronischen Geschäftsverwaltung, für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Aarburg statt. Die Öffnungszeiten der Stadtverwaltung Aarburg bleiben unverändert. Es muss jedoch mit eingeschränkter Erreichbarkeit gerechnet werden. Persönliche Termine können nur nach vorheriger Terminvereinbarung erfolgen. Stadtrat und Stadtverwaltung Aarburg bitten um Verständnis, falls es zu Unannehmlichkeiten kommen sollte. Zudem ist der Aufbau eines Kompetenzbereichs, unterstützt durch stadtinterne Superuserinnen und Superuser in Planung. Ziel ist es hier, dass alle Mitarbeitenden jederzeit auf den nötigen Support und das aufgebaute Hintergrundwissen zugreifen können, unter Einhaltung sämtlicher Datenschutzbestimmungen, gesetzlicher Vorschriften und Erlasse.

Ein zentraler Erfolgsfaktor für die Einführung eines solch umfassenden Arbeitstools für die gesamte Stadtverwaltung ist zudem die Leistungsfähigkeit der Informatikinfrastruktur und des Supports. Mit dem Kreditbegehren für die Erneuerung der zentralen Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) und Telefonie zu Handen des Souveräns (Einwohner-Gemeindeversammlung vom 22. November 2024) will sich der Stadtrat Aarburg aktiv auf die neuen Herausforderungen an eine zeitgemässe und moderne ICT vorbereiten und setzt dabei auf bewährte und erprobte Standards, um teure Investitionen und grossen Personalaufwand zu vermeiden.

Mit diesem Organisationsprojekt kann Aarburg im Vergleich zu anderen Gemeinden und der Kantonsverwaltung im Bereich Aktenführung nachziehen, verfügen diese doch bereits über ähnliche Systeme.
Für den Stadtrat Aarburg steht deshalb ausser Frage, dass die Aarburger Stadtverwaltung eine solche Lösung braucht. Durch das aufgabenbezogene Ordnungssystem wird die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, dem Heimatmuseum und der Stadtbibliothek vereinfacht und gefördert, und die Verwaltungs- und Dienstleistungskultur verbessert. Weiter wird auch die Grundlage für den weiteren Ausbau des E-Government, also des Geschäftsverkehrs mit anderen Stadt- und Gemeindeverwaltungen sowie mit der Bevölkerung und mit Unternehmen, geschaffen. Die Umsetzung erfolgt mit standardisierten Softwareprodukten der Firma CM Informatik AG aus Schwerzenbach durch Talus Informatik AG, welche bereits heute die Kernapplikationen der Stadt Aarburg betreut.